Une poignée de main et un sourire peuvent sembler sceller l’accord sur les incontournables de votre mariage, mais quand quelque chose ne va pas, cela ne suffit pas. Les vendeurs et les couples doivent savoir à quoi s’attendre les uns des autres. Avoir ces attentes par écrit est impératif pour un jour de mariage sans souci. Les contrats peuvent vous donner l’assurance que tout est sous contrôle même si quelque chose ne va pas, mais il est important de savoir exactement comment un contrat de fournisseur peut le faire. Il y a quelques éléments que vous devez décrire dans chaque contrat afin de vous assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde.
Informations générales sur le contrat du fournisseur
Certains fournisseurs proposent des contrats formels rédigés par des avocats. Il peut y avoir beaucoup de jargon que vous ne comprendrez pas, alors assurez-vous de parcourir chaque ligne avec eux afin qu’il n’y ait pas de malentendus. De nombreux petits fournisseurs proposent un contrat informel, qui n’est généralement qu’un simple accord décrivant ce à quoi s’attendre à la fois du fournisseur et du client. Même si vous travaillez avec un ami, vous devez mettre vos attentes par écrit. Cela peut sembler étrange de demander à un ami de signer quelque chose, mais la frontière entre l’amitié et les affaires est mince. Ne vous rendez pas un mauvais service en vous fiant au bouche à oreille pour faire le travail.
Quoi inclure
Les contrats formels et informels doivent inclure la date et l’heure du mariage. Cela garantit qu’il n’y a aucun doute que le vendeur sera disponible pour votre mariage. Les coûts doivent être ventilés afin que vous sachiez exactement ce que vous achetez, ce qui signifie que votre fournisseur ne peut pas ajouter de frais aléatoires plus tard. Il devrait y avoir une clause pour toutes les dépenses qui se produisent en dehors du contrat.
Il existe également souvent un plan de paiement, vous devrez donc inclure les dates auxquelles chaque paiement doit être effectué au fournisseur. Ensuite, vous devez chacun signer le contrat. Si des changements surviennent après la signature du contrat initial, vous mettez à jour le contrat et le signez. Cela protège à la fois le fournisseur et le client. Assurez-vous que chaque partie reçoit une copie signée du contrat.
Annulations et remboursements
Vous ne voulez pas penser au pire, mais vous devez tout simplement quand il s’agit de plans de mariage. Si quelque chose se passe avec le mariage et que vous devez annuler les vendeurs, vous devez avoir une politique d’annulation et de remboursement en place pour vous protéger. D’un autre côté, vous avez besoin d’une politique en place au cas où le vendeur vous annule. Cette politique doit indiquer exactement combien d’argent vous sera remboursé si vous annulez ainsi que combien le vendeur vous remboursera s’il annule.
Dans la plupart des cas, vous aurez effectué un dépôt. La clause doit indiquer le montant de cet acompte que vous récupérez en fonction de la proximité de la date de votre mariage. Si le vendeur annule et ne respecte pas la politique d’annulation, vous pouvez poursuivre l’entreprise ou la personne en justice pour obtenir un remboursement.
Clause de responsabilité
Une clause de responsabilité protège le vendeur contre les problèmes hors du contrôle du vendeur. La plupart des contrats incluront une clause stipulant que le vendeur essaiera de trouver un remplaçant en cas d’urgence (comme un incendie, des problèmes de transport, une maladie et/ou un accident. Encore une fois, vous ne voulez pas penser le pire, mais soyez toujours prêt à tout événement.
Code de conduite
De nombreux contrats incluent un code de conduite. Cela indique généralement que le vendeur s’habillera avec la tenue appropriée, arrivera à l’heure et se comportera de manière professionnelle.
La robe de mariée
La robe de la mariée est l’un des contrats les plus importants à considérer car si vous n’avez pas de robe, vous risquez de vous marier en t-shirt et en jean ! Assurez-vous que le contrat indique précisément quand la robe sera complète avec des modifications complètes. Indiquez s’il y aura des frais pour des accessoires ou des tissus supplémentaires. Les alternances ne sont généralement pas incluses dans le prix de la robe, alors lisez les petits caractères.
Le planificateur de mariage
Le planificateur de mariage gère généralement tout le spectacle, tandis qu’un coordinateur du jour du mariage s’assure uniquement que le jour du mariage se déroule sans heurts. Si vous embauchez un organisateur de mariage ou un coordinateur du jour du mariage, vous devez décrire exactement ce que l’on attend de lui. La plupart des planificateurs consultent d’autres fournisseurs, examinent les contrats, gèrent le budget et s’assurent que tous les paiements sont versés aux fournisseurs. S’il ou elle va participer à la répétition ou au dîner de répétition, indiquez-le également. Le jour même du mariage, la plupart des organisateurs de mariage continueront à se coordonner avec les fournisseurs et à respecter un calendrier strict.
Le gâteau de mariage
Un gâteau semble être une chose facile; il est assis là, a l’air joli, et puis vous le mangez! Cependant, un gâteau de mariage peut devenir compliqué. Le contrat doit indiquer exactement combien d’invités le gâteau doit servir. Plusieurs fois, une mariée veut des fleurs ou des décorations sur son gâteau. Le vendeur doit indiquer s’il fournira ces choses ou si la mariée doit les fournir. De plus, plusieurs fois, un boulanger demandera que la pièce soit à une certaine température afin que le gâteau ne gèle pas ou ne fonde pas. Les gâteaux plus gros comprennent souvent de fausses couches. L’ensemble du gâteau doit être décrit dans un contrat afin que vous sachiez combien de fausses couches, couleurs et saveurs doivent être attendues.
Photographe et vidéaste
Vous rencontrerez probablement votre photographe et/ou vidéaste à quelques reprises pour discuter de vos attentes. Souvent, ces personnes ou entreprises proposent différents forfaits, alors assurez-vous de décrire exactement ce que vous voulez dans un forfait. La plupart des photographes vous donnent les droits sur les photos une fois qu’elles sont produites. Cela signifie que vous pouvez faire des copies vous-même sans avoir à passer par le fournisseur. C’est une chose importante à mettre par écrit afin qu’il n’y ait aucun problème lorsque vous souhaitez aller commander quelques œuvres d’art sur toile et/ou un album de mariage complet rempli de photos de mariage professionnelles. Il est également important d’inclure la manière dont vous obtiendrez les photos, comme si vous les obtiendriez sous forme de fichiers numériques, sur un CD, une clé USB ou un site Web.
Vous devez également indiquer clairement la période pendant laquelle votre photographe/vidéaste couvrira l’événement. Si le fournisseur dépasse le temps imparti, indiquez des frais pour un certain nombre d’heures. Vous pouvez également inclure le temps qu’il faudra pour recevoir tous les clichés. Ceci est important pour que vous ne vous attendiez pas à ce que le photographe fasse éditer les photos en une semaine, alors que le vendeur sait que cela prendra plus d’un mois.
Le vidéaste et le couple doivent également convenir du nombre de caméras incluses et de l’équipement audio sans fil nécessaire pour un certain nombre de personnes. Le photographe et le vidéaste incluront généralement dans le contrat qu’ils ne peuvent être tenus responsables d’un mauvais éclairage ou d’angles de caméra ou d’un dysfonctionnement de l’équipement.
Le lieu
Le lieu décrira toutes les attentes des mariés. Les contrats avec les lieux doivent inclure le nombre de personnes attendues au mariage. Ils peuvent également inclure des règles concernant le recours à des fournisseurs extérieurs, l’éclairage, le son et même les décorations. Ils auront des heures fixes pour le moment où vous pourrez venir décorer avant l’événement ainsi que le moment où vous devrez tout nettoyer et partir. Il peut y avoir une politique en matière d’alcool et/ou certaines restrictions concernant le service d’alcool. Si le lieu comprend la restauration, la quantité de nourriture à servir doit être indiquée ainsi que la taille des portions. Indiquez s’il y a des frais d’heures supplémentaires et des pourboires inclus. Les taxes doivent également être décrites afin que vous ne soyez pas sous le choc des autocollants. Souvent, les grands fournisseurs ont leur propre assurance, mais certains sites vous demanderont d’avoir votre propre assurance. Vous pouvez discuter avec votre fournisseur d’assurance de l’ajout de cet avenant.
Musique
Les DJ et/ou les groupes ont souvent des instructions spécifiques sur le type de musique qu’ils jouent et quand. Votre contrat de base doit indiquer l’heure d’arrivée et de départ. Parfois, les mariages se déroulent toujours bien au moment où les DJ ont prévu de partir, alors assurez-vous d’inclure des frais ou des instructions au cas où cela se produirait. Si vous voulez que la fête soit interrompue, peu importe l’heure exacte, assurez-vous que c’est écrit afin de ne pas recevoir de frais aléatoires si le DJ décide de rester. Assurez-vous qu’ils incluent des détails sur leur équipement et son utilisation sur le site. Il y a généralement des clauses qui incluent la façon dont les musiciens se conforment au lieu et à ses règles.
Fleurs
Les fleurs de mariage peuvent devenir délicates. Assurez-vous que le fleuriste sait exactement quel type de fleurs vous voulez et quelle taille vous voulez. S’ils apparaissent avec de minuscules fleurs blanches et que vous envisagez des rangées d’énormes fleurs blanches en fleurs, vous avez un problème. Prenez le temps de rencontrer le fleuriste et discutez de votre vision exacte et de vos attentes.
Vous devez tous les deux être clairs sur la quantité de fleurs dont vous aurez besoin pour les bouquets, les corsages et les boutonnières. Les centres de table et autres pièces florales décoratives doivent également être pris en compte. Si vous avez besoin de vases ou de ruban supplémentaire, cela doit être inclus dans le contrat. Le fleuriste ne peut pas être tenu responsable des accessoires simplement parce que vous pensez que quelque chose est évident. Gardez à l’esprit que la météo peut être un facteur déterminant dans la qualité des fleurs pour votre mariage, alors assurez-vous qu’il y a quelque chose sur la météo dans le contrat. Étant donné que la disponibilité des fleurs peut facilement varier, indiquez toutes les substitutions au cas où quelque chose se produirait.
