L’une des choses les plus difficiles à propos de la planification d’un mariage à l’ère de Covid-19 est que les restrictions changent en un clin d’œil, mettant certains couples dans la position délicate de devoir désinviter des invités de leur mariage, avec très peu de préavis. Certains couples laissent leurs invitations de mariage à la toute dernière minute pour cette raison, mais si vous avez déjà envoyé les vôtres et que vous devez soudainement respecter les nouvelles restrictions concernant les invités de mariage, nous sommes là pour vous aider. Nous avons créé un guide étape par étape sur la façon de désinviter des invités de votre mariage en raison de Covid-19, y compris quelques exemples de phrases pratiques à utiliser.
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Comment désinviter des invités de votre mariage : un guide étape par étape
1. Confirmez quels invités viennent encore au mariage.
Avant de commencer à réduire votre liste d’invités, pensez à les clients susceptibles d’être concernés par les nouvelles restrictions, par exemple, les invités venant de l’étranger, ou en augmentant les cas, par exemple, les clients dont le système immunitaire est affaibli. À condition que vous souhaitiez vraiment ces invités à votre mariage, c’est une bonne idée d’entrer en contact et de vérifier s’ils prévoient toujours d’y assister. Un coup de fil ou un message rapide vous aidera à déterminer où vous en êtes et si vous disposez réellement de plus d’espaces que prévu. Une autre option consiste à envoyer un message de groupe à tous les invités demandant à toute personne qui ne pourra pas y assister en raison de nouvelles restrictions de prendre contact.
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2. Faites une liste d’invités à désinviter
Supprimer un groupe de personnes de votre liste d’invités n’est pas quelque chose à faire en 15 minutes, cela mérite au moins quelques heures de réflexion, voire un jour ou deux (si vous avez le temps !). Nous vous conseillons d’utiliser le même système de liste A à D que nous vous recommandons pour faire votre liste d’invités, mais avec quelques ajustements. Identifier les invités qui sont les plus importants pour vous est un bon moyen de déterminer les invités que vous allez retirer, mais une attention particulière doit être accordée aux invités qui voyagent sur une longue distance pour assister au mariage (à condition qu’ils viennent toujours – voir point n° 1) et tous les invités qui ont déjà fait des sacrifices particulièrement importants pour y assister, ou qui se sont engagés à aider de manière importante. Ce sont des décisions difficiles à prendre, mais n’oubliez pas que tout cela est hors de votre contrôle.
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3. Décidez comment vous allez communiquer
Selon le nombre de jours ou de semaines qu’il vous reste avant le grand jour, vous pouvez décider d’envoyer un message à vos invités par e-mail, appel téléphonique ou message. En général, il n’y a pas assez de temps pour informer les invités par la poste, et il est important de les informer dès que vous le pouvez raisonnablement, afin qu’ils puissent ajuster les plans qu’ils avaient faits. La plupart des couples envoient un e-mail et font un suivi par un appel ou un message s’ils n’ont pas de réponse dans la journée, mais, encore une fois, si vous ne disposez que de quelques jours pour raccourcir votre liste d’invités, un message est probablement le moyen le plus rapide de nous contacter. Gardez à l’esprit que certains invités peuvent ne pas utiliser le courrier électronique aussi fréquemment, tandis que d’autres peuvent désactiver leurs messages téléphoniques pendant un certain temps, vous devrez donc peut-être adapter le mode de communication à l’invité individuel.
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4. Planifiez ce que vous allez dire
Que vous discutiez au téléphone ou que vous mettiez quelque chose par écrit, il est important de préparer ce que vous allez dire. La façon dont vous formulez votre message aider à limiter la gêne pour vous et vos invités. Nous avons préparé pour vous ci-dessous quelques exemples de phrases pratiques, que vous pouvez modifier et personnaliser à votre guise. Nous espérons vraiment que vous les trouverez utiles. C’est une bonne idée d’inclure une ligne demandant aux invités de vous faire savoir qu’ils ont également reçu l’e-mail ou le message (voir point n°7).
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5. Réfléchissez à ce que vous pourriez faire pour adoucir le coup
Certains couples dans cette situation décident de diffuser en direct leur cérémonie, d’organiser des rencontres individuelles avec leurs invités après le mariage, ou envoyer des cadeaux de mariage, des douceurs ou une bouteille de vin par la poste pour que leurs invités puissent célébrer avec eux à distance. Ce n’est ni prévu ni nécessaire, mais si vous avez le temps et le budget pour organiser quelque chose comme ça, ce serait une belle touche.
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6. Entrez en contact avec vos invités
Une fois que vous avez décidé qui désinviter, il est important de contactez le plus vite possible afin que les clients puissent ajuster leurs plans. Et, cela devrait aller de soi, mais il n’est que juste que vous partagez cette tâche avec votre futur conjoint !
7. Faites un suivi auprès des invités qui ne répondent pas
Espérons que tous les membres de votre liste vous feront savoir qu’ils ont reçu votre message, mais cela vaut la peine de faire un suivi avec ceux qui ne l’ont pas reçu. La dernière chose que vous voulez, c’est qu’un invité se présente le jour J, sans avoir reçu votre message! Ainsi, même si le processus de suivi peut sembler un peu gênant, il est moins gênant que l’alternative !
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8. Essayez de ne pas vous soucier d’offenser les gens
Nous entendons souvent des couples qui pensent qu’ils offensent sérieusement leurs invités en les désinvitant. Et il est vrai que certains invités peuvent se sentir contrariés de ne pas avoir « fait la coupe ». Mais il est important de rappelez-vous que a) vous fait les inviter à votre mariage à l’origine, et b) vous toujours voulez qu’ils assistent à votre mariage, c’est juste que des circonstances indépendantes de votre volonté ne le permettent pas. 99% des invités seront vraiment compréhensifs et sympathiques à la position délicate dans laquelle vous vous trouvez. Et les 1% restants ne valent vraiment pas la peine de s’inquiéter.
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Comment désinviter des invités de votre mariage : exemples de phrases pratiques
Nous avons préparé quelques exemples de phrases pour rendre le processus de désinvitation des invités à votre mariage un peu plus facile ;
- salut (Nom), nous espérions vraiment que nous n’aurions pas à envoyer ce message/e-mail, mais malheureusement, il semble que des limites d’invités au mariage seront en place lors de notre mariage le (jour mois).
- Nous étions impatients de vous voir à notre mariage le (jour mois), mais malheureusement, en raison des nouvelles restrictions liées au Covid-19, nous ne pourrons pas vous accueillir le jour J.
- Nous avons été très heureux et honorés que vous ayez accepté notre invitation, et sommes tellement attristés maintenant que ce n’est pas possible.
- S’il vous plaît, sachez que vous serez tellement, tellement manqué ce jour-là.
- Nous savons que vous avez peut-être fait des plans autour du mariage, et nous espérons vraiment qu’il ne sera pas trop difficile de les modifier à ce stade.
- S’il y avait un moyen de vous avoir avec nous ce jour-là, sachez que nous le ferions.
- Ce serait formidable si vous pouviez nous faire savoir que vous avez reçu ce message.
- Nous serions ravis que vous puissiez toujours vous joindre à nous pour assister à la cérémonie via Zoom le jour même, mais nous comprenons que cela pourrait ne pas être possible.
- Nous vous enverrons quelque chose de petit par la poste pour vous aider à célébrer avec nous à distance.
- Nous penserons à vous ce jour-là, et serions ravis de vous voir pour une petite fête dans quelques mois, si vous êtes disponible.
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