Pleins feux sur le coordonnateur de mariage : Sandos Hotels

Pleins feux sur le coordonnateur de mariage : Sandos Hotels

Coup d’envoi de notre Série de projecteurs sur le coordonnateur de mariage Destify nous avons interviewé Martina Mairhofer, l’une des anciennes coordonnatrices de mariage sur place de Sandos Hotels & Resorts (actuelle directrice des ventes). En poste à Playa del Carmen, au Mexique, Martina a réservé et coordonné des centaines de mariages, ce qui en fait une véritable experte lorsqu’il s’agit de planifier votre éternité avec Sandos et Destify. Citant des années d’expérience, Martina raconte tout, nous donnant une compréhension nuancée de la planification de mariage à destination :

Désigner : Donc, juste pour donner un aperçu de votre expérience de coordinateur, quelle est votre position et ensuite comment vous en êtes-vous arrivé là où vous en êtes actuellement dans l’industrie du mariage ?

Martine : Je suis le directeur des ventes de mariage pour Sandos, et nous avons quatre complexes tout compris au Mexique, et la façon dont nous travaillons est que nous avons notre bureau de vente, il est donc très facile de contacter les quatre complexes. C’est essentiellement le même contact pour organiser le mariage afin d’obtenir des informations, puis lorsque le mariage est confirmé, nous le transmettons à notre équipe de villégiature.

Donc, ce sont eux qui font toute la planification avec nos couples et ainsi de suite. Je suis plus en charge de la promotion. Mais j’ai aussi une formation en planification de mariage, car j’ai travaillé comme planificateur de mariage dans l’un des complexes.

Désigner : Vous avez donc déjà de l’expérience dans la coordination de mariages et vous travaillez directement avec les organisateurs de mariages de Sandos. Donc, généralement en un an, combien de mariages coordonnez-vous habituellement en tant que département ?

Martine : Cela dépend un peu du resort car nous avons deux très grands resorts avec 8900 chambres. Alors là, on fait entre 200-300 mariages par an. Mais la confidentialité est très importante, donc nous ne faisons jamais deux mariages en même temps. Ils sont toujours espacés à des moments différents et à des endroits différents. Dans les petites stations balnéaires comme Sandos Cancun, par exemple, nous n’offrons que 213 chambres, nous ne pouvons donc en fait garantir qu’un seul mariage par jour.

Désigner : Il y a beaucoup d’intimité pour le grand jour. Entrant dans le processus de planification de mariage, quel est votre plus grand conseil pour les couples qui débutent ?

Martine : Ma recommandation pour les couples est d’essayer de trouver ce que leur style peut être avec de l’inspiration et des images. Il y a beaucoup à rechercher sur Instagram, Pinterest, et ce n’est pas parce que ce n’est pas sur notre liste de prix, pour ainsi dire, que cela n’existe pas.

La première étape, je dirais, est certainement de créer un tableau d’inspiration, puis notre équipe de mariage affecte en fait un concepteur de mariage dédié environ trois mois plus tard. Habituellement, à partir du moment où vous réservez un mariage, qui dure généralement un an à trois mois, vous disposez de beaucoup de temps pour analyser vos pensées et voir ce que vous aimez. Trois mois plus tard, c’est à ce moment que les couples commencent à finaliser leurs décisions. Ensuite, lorsqu’ils ont tout prêt, leur vision prête, ils peuvent simplement l’envoyer à notre équipe de mariage et ils peuvent faire des propositions de conception, établir des prix et tout mettre en place.

Désigner : Quel est le facteur de travail avec Destify et comment collaborez-vous avec nous pour offrir ce processus de planification aux couples ?

Martine : Travailler avec Destify est en fait vraiment génial et aide les couples à se concentrer sur les choses amusantes. Destify nous aide beaucoup avec les clients et leurs réservations de chambres afin que cela soit pris en charge. Ainsi, le couple n’a pas à se soucier du voyage et de la réservation de sa chambre, ce qui lui permet de se concentrer sur la prise de décision amusante pour la planification du mariage avec notre équipe de mariage sur place.

Désigner : En parlant de, généralement, pour les mariages de 20, 50 et 100 personnes, quel est le coût moyen pour chacun d’entre eux ?

Martine : Nous travaillons avec tous les types de budget. Donc, généralement, lorsqu’un couple envoie son inspiration, nous demandons toujours son budget car il y a, bien sûr, beaucoup de choses différentes que vous pouvez faire. Nos forfaits mariage vont de 3 000 $ à 4 750 $ pour les fêtes de mariage de 30 personnes. Le forfait supérieur comprend le DJ et la cérémonie, l’heure du cocktail et le dîner, avec un gâteau et une restauration incroyable.

À partir de là, nous travaillerons avec les couples pour ajouter leur décor, des fleurs supplémentaires et de la musique. À l’heure actuelle, le coût moyen d’un mariage dans nos centres de villégiature se situe entre 4 et 6 000 $, la taille moyenne d’un mariage étant d’environ 35 à 40 personnes. Tous ces avantages que je viens de mentionner se situent dans cette fourchette de prix. Mais bien sûr, nous pouvons aller au-delà de cette gamme s’il s’agit d’un mariage plus important ou s’il s’agit d’un mariage très élaboré avec beaucoup de décors et d’événements.

Désigner : Vous avez mentionné travailler avec les budgets des gens et dès le départ, c’est probablement la chose la plus importante à établir pour les gens. D’après votre expérience, quels sont les coûts inattendus auxquels les couples ne s’attendent pas vraiment ?

Martine : Parfois, vous pensez à tout ce que vous devez payer à la station, mais vous devez également tenir compte du photographe. Nous avons notre équipe sur place, qui est en quelque sorte gérée un peu séparément. Et bien sûr, les autres dépenses incluent les choses que vous apportez à la station comme les tenues de mariage, les bagues et tout ça

Mais pour les frais du complexe, nous essayons d’être très transparents et tous nos tarifs ont le coût final. Nous n’avons pas de frais cachés. Nous avons les taxes incluses et les services inclus dans tous nos prix. Ainsi, les couples ont vraiment la confiance nécessaire pour savoir ce que c’est, ce qu’ils doivent payer, et ils n’ont pas à avoir peur s’il y a quelque chose d’ajouté à la dernière minute.

Désigner : C’est toujours bon. Je veux dire, je pense qu’avec n’importe quoi dans la vie, c’est toujours bien d’avoir cette transparence avec tout ce qui concerne l’argent. C’est vraiment fantastique à entendre.

Martine : Oui, mais les choses qui ont un coût supplémentaire, et nous le divulguons toujours si les couples aiment faire appel à un autre fournisseur. Notre service est très complet et nos planificateurs de mariage sont là pour faire toute la conception et la planification pour le couple. Nous pouvons ainsi chiffrer toutes les prestations et apporter tout type de décor.

Mais s’il y a un service différent que le couple aimerait apporter lui-même, il y a des frais de vendeur de 500 $ par vendeur. Mais là encore, si le vendeur reste au complexe en tant qu’invité pendant au moins trois nuits, nous ne le facturons pas.

Désigner : C’est effectivement très intéressant à savoir. Ils doivent envisager de les faire voler et de payer leur billet d’avion pour s’y rendre.

Martine : Exactement. Une autre chose à garder à l’esprit est que nos prix de mariage sont construits avec l’idée que tous les invités séjournent au complexe. Parfois, quelques invités peuvent avoir une multipropriété dans un autre complexe ou ils ne veulent pas rester dans la même propriété que tout le monde, afin qu’ils puissent toujours venir pour la journée de leur mariage.

Mais ils devraient payer un laissez-passer d’une journée, qui est actuellement de 100 $ par personne, par nuit, par adulte, puis de 50 $ pour les enfants de moins de douze ans. Cela leur donnera accès toute la journée, de 9h à 23h.

Désigner : Parlons déco. Pour les décorations, les fleurs et les divertissements qui ne sont pas inclus dans le forfait régulier, pouvez-vous simplement réitérer quelle est cette fourchette de budget pour les couples ?

Martine : C’est une gamme très large. Par exemple, vous avez le choix entre différents centres de table. Ceux qui sont inclus dans nos forfaits mariage coûtent 80 $ par pièce. Ainsi, les packages en incluent déjà un certain nombre, avec la possibilité d’ajouter des pièces supplémentaires. Mais, historiquement, nous avons eu des pièces maîtresses de 500 $ pièce, comme des pièces très grandes, somptueuses et élaborées.

Ou, nous pouvons même descendre en dessous de la barre des 80 $ s’il s’agit d’une configuration plus petite et plus intime. En termes d’autres avantages, la musique live a tendance à être plus chère. Mais même il y a une gamme. Si vous avez, par exemple, un trio de mariachis qui peut commencer à 450 $, puis si vous envisagez un groupe live – comme un grand groupe pour la danse et tout, cela commencerait autour de 2 500 $ et plus.

Désigner : Ça a du sens. Notamment avec les mariachi, qui doivent transporter des amplis et un tas de matériel divers.

Martine : Exactement. Ainsi, les services de base sont inclus dans nos forfaits mariage. Fondamentalement, si vous ne voulez rien ajouter, vous n’êtes pas obligé de le faire.

Désigner : Cela donne aux couples la possibilité de peindre la toile de la couleur de leur choix. C’est vraiment merveilleux d’avoir cette flexibilité parce que si quelqu’un préfère avoir ce forfait mis en place pour lui, c’est fantastique.

Martine : Les forfaits sont vraiment faciles parce que vous n’avez pas à penser aux choses de base dont vous aurez besoin de toute façon – parce qu’elles sont déjà là !

Désigner : Je pense que du point de vue d’un couple, les gens se soucient de la personnalisation et de la possibilité de vivre une expérience incroyable et unique avec le budget avec lequel ils travaillent.

Martine : Oui! Leur mariage est un moment unique qui doit aussi refléter leur personnalité.

Désigner : Changeons de vitesse financière pour une seconde. Donc, une fois qu’une mariée ou un couple a déposé un acompte pour leur mariage, quel est le délai à partir de là ?

Martine : En règle générale, les mariages sont réservés entre douze et 15 mois à partir de maintenant. Une fois l’acompte versé, nous vous enverrons la confirmation avec le contrat de mariage et indiquerons également tout ce qui est inclus dans le forfait. Nous enverrons également le lien vers un lecteur contenant toutes les informations sur le mariage – qui contient également une chronologie pour aider les couples à savoir ce qui se passe.

Et à partir de là, les couples ont le temps de réfléchir à l’esthétique de leur mariage, d’envoyer leurs dates de sauvegarde et de trouver tout ce dont ils ont besoin pour organiser à la maison, comme la tenue de mariage, les bagues et tout décor supplémentaire. Si les couples ont des questions, ils peuvent toujours tendre la main et nous sommes heureux de vous aider. Trois mois plus tard, c’est à ce moment-là que le coordinateur de mariage est désigné, et c’est à ce moment-là que tout le processus commence à se mettre en place.

Désigner : Donc, vous êtes là essentiellement à chaque étape du chemin ?

Martine : Oui! Trois mois plus tard, c’est à ce moment-là que le contact est plus fréquent, notre équipe guidant les couples à travers tout : choisir le menu, le décor, les installations, la musique, le lieu de la cérémonie, et s’ils souhaitent avoir des éléments ou des lectures supplémentaires lors de la cérémonie et bientôt. Ainsi, ils n’ont pas à s’inquiéter d’oublier quoi que ce soit, car nos organisateurs de mariage sur place sont vraiment au top.

Lorsque le couple arrivera au complexe, ils auront également une réunion avec leur organisateur de mariage, où ils s’assiéront, passeront en revue tout et s’assureront que tous les détails sont corrects.

Désigner : Il semble que ce soit très pratique pour eux pour la plupart, il semble réconfortant d’avoir cette communication constante, surtout lorsqu’ils sont sur place et ont besoin de l’assurance que tout est pris en charge.

Martine : La plupart des couples ne sont pas allés au complexe ou n’y sont pas allés récemment. Ainsi, ils ont leur équipe de mariage comme yeux et oreilles, qui ont tous coordonné des centaines de mariages et sont incroyablement dignes de confiance à cause de cela.

Désigner : Eh bien, cela a été éclairant et très instructif, Martina. Merci beaucoup pour votre temps et vos idées!

Prêt à organiser votre mariage à l’hôtel Sandos ? Grâce à notre partenariat avec Martina et le reste de l’équipe Sandos, vous pouvez réserver une escapade inoubliable dans des joyaux tout compris tels que Sandos Finisterra Los Cabos et Sandos Playacar. Remplissez le formulaire ci-dessous et commencez dès aujourd’hui !